Fahrtenbuch führen in Österreich – Tipps, Vorlagen & Apps

Für einige Unternehmen sind Fahrtenbücher gesetzlich festgeschrieben, da das Finanzamt damit die Echtheit der Ausgaben der Fahrtkosten überprüfen kann. Wird nämlich das Firmenauto für Dienstfahrten benutzt, so können die dafür entstandenen Kosten von der Steuer abgesetzt werden. Diese Kosten können allerdings nicht nur Taxifahrer absetzten, sondern alle Unternehmer, die ein Firmenauto besitzen und damit öfter im Arbeitsauftrag unterwegs sind.

Was genau ist ein Fahrtenbuch?

Fahrtenbuch
Quelle: bigstock.at (64592674)

Bei einem Fahrtenbuch handelt es sich um ein kleines Buch, in welchem jeder Mitarbeiter vermerkt, wann er wohin mit dem Fahrzeug gefahren ist. Für das Finanzamt dient das Fahrtenbuch als Kontrolle über die Echtheit der angegebenen Fahrten. Bei den Fahrten muss es sich natürlich um Fahrten im Rahmen der Arbeit handeln, private Fahrten dürfen in das Fahrtenbuch nicht eingetragen werden.

Auch bei unschlüssigen Einträgen oder fehlerhaften Kilometerzahlen wird das Finanzamt um Rückfrage bitten. Außerdem dient das Fahrtenbuch auch zur Kontrolle für das Unternehmen, wann welches Fahrzeug im Einsatz war und wer dieses gefahren hat. Eventuelle Unfälle oder Blitzerfotos / Strafzettel können damit einfacher zugeordnet werden, wenn es einen direkten Nachweis gibt.

Wer für die Anfahrt zu einem Kunden von diesem ein Entgelt erhält, muss das Fahrtenbuch als eine Art Quittung aufbewahren. Es gilt dabei als Nachweis, dass der Mitarbeiter vom Standort A zum Kunden am Standort B eine bestimmte Strecke gefahren ist.

Fahrtenbuch-Vorlage

Das Fahrtenbuch an sich kann entweder erworben oder selbst ausgedruckt werden. Wer sich ein Fahrtenbuch kauft, erhält gleich ein kleines Heftchen, in welches er seine Fahrten eintragen kann. Wer allerdings nicht oft fährt, für den reicht der einfache Ausdruck einer Vorlage aus dem Internet.

Ein Fahrtenbuch-Muster (Vorlage) als Word-Dokument finden Sie hier zum Download!

Was muss im Fahrtenbuch enthalten sein?

Damit das Finanzamt das Fahrtenbuch akzeptiert, gibt es einige wesentliche Bestandteile, die auf jeden Fall im Buch enthalten sein müssen. Alle Fahrten müssen fortlaufen nummeriert werden. Zu jeder Fahr wird der Standort am Anfang und der Zielort, sowie der Kilometerstand zu Beginn der Fahrt und zum Ende der Fahrt notiert. Darüber hinaus notiert der Mitarbeiter die Anzahl der gefahrenen Kilometer, den Zweck der Fahrt und bei langen Strecken ab 100 Kilometer den Weg, den er gefahren ist.

Ein Fahrtenbuch ist dabei immer nur an ein Fahrzeug gebunden, am Anfang des Buches wird die Fahrzeugnummer eingetragen. Es müssen sowohl, private, als auch dienstliche Fahrten eingetragen werden, allerdings können die privaten Fahrten nicht von der Steuer abgesetzt werden. Sie dienen aber zur Kontrolle über die Anzahl der gefahrenen Kilometer.

Es ist wichtig, alle Einträge wahrheitsgemäß und leserlich ins Fahrtenbuch einzutragen. Kann das Finanzamt bestimmte Einträge nicht lesen, so wird es den Halter in der Regel für Rückfragen kontaktieren.

In Österreich sind die Regeln für ein Fahrtenbuch etwas strenger, als in anderen Ländern. Hier darf es sich nicht um einfache lose Notizen handeln. Das Fahrtenbuch muss mindestens das Format A 6 (105 x 148 mm) besitzen und in gebundener oder geschlossener Form vorliegen. Eine Vorlage kann zum Beispiel beim ÖAMTC erworben werden, oft gibt es das Fahrtenbuch aber auch in Drogerien zu kaufen.

Fahrtenbuch selbst erstellen

Wer sich sein Fahrtenbuch selbst erstellen möchte, kann seine Fahrten mit den entsprechenden Notizen und Vermerken auch in einen einfachen Kalender notieren. Die Fahrten sind sofort einzutragen, da sie sonst in Vergessenheit geraten könnten. Daher sollte das Buch auch immer zusammen mit einem Stift und einem Taschenrechner im Auto sicher aufbewahrt werden. Wer sein Fahrtenbuch verliert, kann leider keine Ersatzleistungen einfordern. Es ist daher sinnvoll, sich ab und zu ein Foto von den letzten Seiten des Fahrtenbuches zu machen. Ein Aufkleber mit einem Hinweis erinnert dabei die Mitarbeiter an die Eintragung der aktuellen Fahrt in das Fahrtenbuch.

Müssen auch Selbstständige ein Fahrtenbuch führen?

Auch selbstständige Menschen sind verpflichtet, ein Fahrtenbuch zu führen. Der Hintergrund ist derselbe, wie bei Firmenautos. Alle Einträge müssen ebenfalls genauso, wie bei einer größeren Firma eingetragen werden, nur der Name des Fahrers sollte dann immer der selbe sein. Das Fahrtenbuch dient für den privaten Unternehmer als Nachweis für das Finanzamt über die Ausgaben der Fahrtkosten.

Muss das Fahrtenbuch bei der Steuererklärung angegeben werden?

Wer seine Steuerklärung ausfüllt, muss in der Regel nur die Gesamtzahl an gefahrenen Kilometern angeben, die für einen bestimmten Zeitraum angefallen sind. Für gewöhnlich muss das Fahrtenbuch nicht mitgesendet werden. In einigen Fällen kann das Finanzamt allerdings die Vorlage des Fahrtenbuches anfordern, dann muss der Unternehmer dieses dem Steuerprüfer vorzeigen.

Das Fahrtenbuch als Smartphone-App

Wer die Einträge nicht von Hand machen möchte, sondern den aktuellen Stand der Technik nutzen möchte, kann sich auch eine App als Fahrtenbuch herunterladen. Dort kann der Mitarbeiter dann die aktuelle Fahrt Einträgen, die App rechnet automatisch die Anzahl der gefahrenen Kilometer aus und trägt auch automatisch das aktuelle Datum ein. Mit einem gezielten Account können mehrere Personen Zugriff auf ein Konto bzw. ein Fahrtenbuch haben und die jeweiligen Fahrten eintragen. Die Fahrten können das als PDF heruntergeladen und ausgedruckt werden. Sie dienen dann ebenfalls als Nachweis für das Finanzamt bei einer möglichen Prüfung.

Weitere Informationen zur Fahrtenbuch-App finden Sie in diesem Artikel.

Je genauer und sorgfältiger die Einträge im Fahrtenbuch sind, desto schneller kann das Finanzamt diese bearbeiten und desto schneller erhält der Unternehmer seine zu viel gezahlten Steuern zurück.

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